Beleid tegen Pesten, Seksuele Intimidatie, Discriminatie en ander grensoverschrijdend gedrag

1. Inleiding

Als bestuur van CS de Knoerissen willen wij de zaken binnen CS de Knoerissen goed op orde hebben. De zorg voor een veilige omgeving binnen de stichting is daarin essentieel. Je wilt tenslotte een situatie scheppen waarin medewerkers, leden en deelnemers volop tot hun recht kunnen komen. Daarbij hoort dat je maatregelen neemt om Grensoverschrijdend Gedrag , in alle verschijningsvormen, te voorkomen en voorbereid te zijn om adequaat om te gaan met de gevolgen, als het toch gebeurt.

Jaarlijks komen er in Nederland verschillende zaken van Seksuele Intimidatie maar ook andere vormen van Grensoverschrijdend Gedrag voor in de het stichtings- en verenigingsleven. Je kunt daarbij denken aan pesten, discriminatie, geweldpleging of overmatig drankgebruik, maar ook aan matchfixing, onrechtmatig toe-eigenen van geld, het gebruik van doping, drugs of soms het veroorzaken van eetstoornissen of andere psychische klachten. Sommige zaken zijn voor buitenstaanders zichtbaar maar er vinden ook veel incidenten plaats buiten het oog van omstanders. Denk hierbij aan één op één situaties maar ook aan het versturen van mails of het zoeken van rechtstreeks contact via internet (denk bijv. aan Skype). Een aantal zaken blijven alleen in een kleine kring van de direct betrokkenen bekend. Het behoeft geen toelichting dat de gevolgen voor slachtoffers en betrokken familieleden of vrienden vaak groot zijn. De gevolgen kunnen echter nog groter worden wanneer de zaak ongewenst in de media terecht komt of wanneer door bijv. social media de aandacht op een kwestie wordt gevestigd. Hoe zorgvuldig de direct betrokkenen zelf ook met de zaak om willen gaan, de wijze waarop een verhaal door (social-) media naar buiten komt heb je niet in hand. Voor CS de Knoerissen geldt dat we iedere zaak van Grensoverschrijdend Gedrag er een teveel vinden! De stichting moet dan ook alle mogelijke maatregelen nemen om dat te voorkomen.

Alle reden dus om aanvullende maatregelen te nemen om Grensoverschrijdend Gedrag zoveel mogelijk te voorkomen. Er zijn verschillende instrumenten ontwikkeld en ingevoerd op het gebied van preventie en repressie van Grensoverschrijdend Gedrag:

  • Opstellen van een normenkader met gedragsregels, waarden en normen (zie bijlage 6)
  • Instellen van een Vertrouwens Contactpersoon (VCP).
  • Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Deze is sinds 2015 gratis aan te vragen voor vrijwilligers.
  • Het registratiesysteem voor plegers van als onacceptabel besloten grensoverschrijdend gedrag / Royementslijst (ook wel bekend als de zwarte lijst)


Dit beleidsdocument is als volgt opgebouwd:

  • In paragraaf 2 geven de stappen aan die we nemen om een geval van Grensoverschrijdend Gedrag zoveel mogelijk te voorkomen. Van elke stap is een sub paragraaf gemaakt.
  • In paragraaf 3 wordt beschreven hoe te handelen, indien een (mogelijk) geval van Grensoverschrijdend Gedrag zich voordoet.


2. Preventie
Het volgende stappenplan wordt gebruikt voor het creëren van een sociaal veilige stichtingsomgeving:

Stap 1 Het onderwerp komt op de agenda en we laten dit regelmatig (jaarlijks) terugkomen.

Stap 2 We maken een jaarlijkse risicoanalyse.

Stap 3 We stellen een Vertrouwenscontactpersoon (VCP) aan.

Stap 4 We Besteden jaarlijks aandacht aan de gedragsregels voor leden en vrijwilligers.

Stap 5 We leggen in dit document vast hoe om te gaan met aanstellingen van vrijwilligers: check referenties van begeleiders bij de oude club, omgeving en via de VOG.

Stap 6 We onderhouden, samen met de leden, het normenkader met gedragsregels, waarden en normen in dit document.

Stap 7 We informeren alle betrokkenen over het beleid bij toetreding of aanstelling en met de jaarlijkse update.

Stap 8 Het bestuur onderschrijft dit beleid persoonlijk.


Op de volgende pagina’s wordt dit stappenplan nader uitgewerkt.


Stap 1 – We zetten het onderwerp op de agenda
Stap één gaat om bewustwording: Grensoverschrijdend Gedrag kan ook bij CS de Knoerissen plaatsvinden. Als bestuur en leden hebben we de taak om de kans hierop zo klein mogelijk te maken. Daarom is het belangrijk het onderwerp op de agenda te zetten.


Bestuursverantwoordelijkheid
Misbruik, pesten maar ook discriminatie of geweld kunnen helaas nooit voor 100% voorkomen worden, maar het bestuur van CS de Knoerissen en haar leden moeten alles in het werk stellen om te zorgen, dat de kans erop zo klein mogelijk is. Daarom is het van belang dat het bestuur beleid maakt dat daarop is gericht.

Daarom maken we alle vormen van Grensoverschrijdend Gedrag bespreekbaar binnen CS de Knoerissen en zetten we het op de agenda:

  • in het bestuur (jaarlijks)
  • tijdens een thema-avond met vrijwilligers (jaarlijks)
  • tijdens de Algemene Ledenvergadering / Soiree
  • tijdens het Commissievoorzittersoverleg
  • door het goede voorbeeld te geven en mensen in en om CS de Knoerissen aan te spreken op hun gedrag
  • door een risico analyse (zie stap 2 en bijlage 1 en 2) uit te voeren


Kader hiervoor:

  • Jaarlijks zetten we thematisch het onderwerp op de agenda. Het bestuur stelt vast in overleg met de commissievoorzitters of we een thema specifiek als Seksuele Intimidatie en ander Grensoverschrijdend Gedrag kiezen of steek breder insteken en het een onderdeel van het thema Sociaal Veilige stichtingsomgeving te maken.
  • Om te voorkomen dat het alleen bij het bestuur blijft zorgen voor een projectgroep die met dit thema aan de slag gaat, voor een groter bereik en draagvlak.
  • We besluiten als bestuur actief beleid te voeren op dit thema, door dit beleidsdocument te ondertekenen (zie bijlage 4). Deze ondertekening wordt benut om een moment te creëren om de aandacht op dit thema te vestigen.
  • Het is belangrijk om het ingevoerde beleid structureel te evalueren. Hierbij kunnen de volgende evaluatievragen gebruikt worden:
    • Hoe ervaren de betrokkenen (VCP, kader, leden en/of hun ouders) de uitvoering van het beleid Grensoverschrijdend Gedrag?
    • Wat is goed verlopen en wat is niet zo goed verlopen?
    • Houdt iedereen zich ook na een jaar nog aan de afspraken of worden zij regelmatig geschonden?
    • Waar vinden betrokkenen (VCP, kader, leden en/of hun ouders) dat het opgestelde beleid Grensoverschrijdend Gedrag bijgesteld of aangescherpt kan worden?
    • Zijn de afspraken duidelijk genoeg gecommuniceerd en welke communicatie blijft structureel nodig?


Stap 2 – We maken van een risicoanalyse *
Een nuttige stap bij de preventie van Grensoverscheidend Gedrag is het maken van een risicoanalyse. Bij een risicoanalyse gaat het erom te kijken wie wanneer en waar in de gelegenheid is grensoverschrijdend gedrag te vertonen en in het bijzonder wie wanneer en waar kwetsbaar is voor seksueel misbruik. Bewustzijn van het bestuur en vrijwilligers en de cultuur van de organisatie zijn daarbij ook belangrijk.

In deze risicoanalyse wordt nader ingegaan op de risico’s op Grensoverschrijdend Gedrag zoals seksueel misbruik. Daartoe wordt specifiek gekeken naar de verhouding tussen volwassene en kind, je zou ook kunnen zeggen tussen degene die macht (leiding) heeft en degene die de macht (leiding) ondergaat. Deze machtsongelijkheid kan ook tussen leeftijdsgenoten spelen of zelfs omgekeerd voorkomen waarbij een jongere macht heeft over een oudere of over een groep. Overal waar machtsverhoudingen spelen kan deze macht gebruikt worden maar helaas ook misbruikt. Het herkennen van machtsongelijkheid kan lastig zijn. Commissievoorzitters zijn zich soms niet bewust van hun macht ten opzichte van een vrijwilliger. Bij pesten of discriminatie spelen factoren als macht en onmacht op een vergelijkbare manier een grote rol.


Wie vormen een risico?
Mensen die direct contact hebben met minderjarigen of met mensen met een verstandelijke beperking vormen een risico. Plegers van Seksuele Intimidatie herkennen kwetsbare mensen op afstand. Soms werken plegers jarenlang aan het opbouwen van een relatie voordat het misbruik daadwerkelijk plaatsvindt. Neem daarom iedereen die een relatie kan opbouwen met kwetsbare mensen mee in je risicoanalyse. Onder kwetsbare mensen verstaan we leden met een handicap of jonge leden die niet zo weerbaar zijn maar ook talentvolle leden of speciale rollen (zoals de jeugdprins en adjudant) die soms individueel getraind of begeleid worden en bereid zijn om veel van hun begeleiders aan te nemen.


Welke gelegenheden vormen een risico?
Gelegenheden waarbij volwassenen alleen zijn met minderjarigen of mensen met een (verstandelijke) beperking vormen een risico. Wanneer er binnen CS de Knoerissen een open cultuur is waar bespreekbaar is welk gedrag gewenst en ongewenst is, wordt het risico beperkt. Zorg hierbij dat ieder lid weet waar hij of zij terecht kan met twijfels over het eigen handelen of dat van anderen (bij de vertrouwenscontactpersoon).


Welke locaties vormen een risico?
Bepaalde locaties kunnen een risico vormen. Stel hierbij de volgende vragen: In hoeverre geeft de omgeving een potentiële pleger de gelegenheid die hij of zij nodig heeft? Zijn er veel afgesloten of afgelegen ruimten? Hoe is de accommodatie ingericht? Slapen vrijwilligers wel eens samen met minderjarigen in één ruimte? Het is raadzaam om de risico’s goed in beeld te brengen voor vrijwilligers die functies bekleden als begeleider, coach, (assistent)begeleider, stagiair(e), etc.


Uitvoeren risicoanalyse
Het is belangrijk dat het uitvoeren van een risicoanalyse éérst wordt besproken binnen CS de Knoerissen. Probeer leden mee te laten denken en te betrekken bij oplossingen voor geconstateerde risicofactoren. Je kunt dit bijvoorbeeld vormgeven door geïnterviewde te vragen naar mogelijke verbeteracties.


Uitkomsten analyseren, prioriteiten stellen en concrete doelen formuleren
Analyseer de resultaten van de diverse onderzoeken als bestuur of werkgroep eerst zelf. Maak de resultaten daarna pas bekend binnen CS de Knoerissen. Bespreek ze vervolgens wel met alle betrokken partijen: medewerkers, minderjarigen én ouders, bijvoorbeeld door een thema- of informatieavond te organiseren.

* Zie voor de risicoanalyse bijlage 2 en 3

Stap 3 – We stellen een Vertrouwenscontactpersoon (VCP) aan


Wat is een VCP?
De VCP is binnen CS de Knoerissen het eerste aanspreekpunt voor iedereen die te maken heeft met Grensoverschrijdend Gedrag zoals seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag als pesten, discriminatie, etc. en hier met iemand over kan of wil praten. De VCP is beschikbaar voor iedereen die opmerkingen of vragen heeft over Grensoverschrijdend Gedrag of die over een concreet incident een gesprek wil met iemand de bekend is binnen CS de Knoerissen. De VCP is er voor medewerkers, leden, ouders van leden, vrijwilligers, bestuur, etc..

Doping/Drugsgebruik valt ook onder Grensoverschrijdend Gedrag. Vragen daarover mogen (of beter nog: moeten) direct doorgespeeld worden naar de VCP omdat achter dopinggebruik criminaliteit een rol kan spelen. We benadrukken dat het voor de VCP maar ook voor lokale bestuurders beter is om deze kwesties over te laten aan experts.

De taak van de VCP is naast een procedureel adviserende rol; vooral het zijn van een vertrouwenspersoon met een inhoudelijke en adviserende rol.


Werven van een VCP
Ervaring leert dat het persoonlijk benaderen van een geschikte kandidaat het meest effectief is. Als een geschikte kandidaat is gevonden, is het sterk aan te bevelen om deze deel te laten nemen aan de training voor VCP.

De specifieke functie van de VCP is beschreven in het functieprofiel (zie bijlage 4).


Activiteiten VCP
De VCP wordt geacht om te handelen volgens een bepaald protocol. Het protocol is vastgelegd in bijlage 1.
De activiteiten van een VCP zijn:

  1. Eerste opvang/ aanspreekpunt
  2. Doorverwijzen
  3. Preventieactiviteiten



Stap 4 – We Besteden jaarlijks aandacht aan de gedragsregels voor leden en begeleiders

Omgangsregels kunnen gezien worden als algemene uitgangspunten voor gedrag binnen CS de Knoerissen. In de stichting is de onderlinge relatie tussen de leden erg belangrijk. Daarom hebben we gedragsregels vastgesteld. Deze gedragsregels zijn gericht op alle leden en vrijwilligers en specifiek gemaakt voor een aantal rollen binnen CS de Knoerissen, specifiek voor begeleiders van de jeugd en commissievoorzitters. De gedragsregels geven aan waar de grenzen liggen voor deze rollen.

Het bekendmaken van de ‘Gedragsregels’ laat zien dat CS de Knoerissen werk maakt van het tegengaan van Grensoverschrijdend Gedrag en dat kan preventief werken. Daarbij is het belangrijk dat iedereen die betrokken is bij de CS de Knoerissen op de hoogte is van deze gedragsregels. Het is dus belangrijk dat wij als bestuur dit delen met de leden en andere vrijwilligers en vragen deze te onderschrijven.

De gedragsregels zijn vastgelegd en door het bestuur vastgesteld in het statuut „Waarden en Normen” en Gedragsconvenant van CS de Knoerissen. Dit statuut is in bijlage X bijgesloten in dit beleid. Waar in dit document gesproken wordt over gedragsregels bedoelen we dit statuut.

De gedragsregels vormen een heldere richtlijn voor de omgang tussen leden, vrijwilligers, begeleiders en Commissievoorzitters .


Gedragsregels
Gedragsregels zijn afdwingbaar. Als een of meerdere gedragsregels overtreden wordt dan kan een onderzoeksprocedure met eventuele sancties volgen vanuit het bestuur.

Wanneer een lid van CS de Knoerissen zich niet houdt aan de gedragsregels dan heeft het bestuur de opdracht de regels te handhaven. Het beginsel hoor en wederhoor moeten dan worden toegepast.

Mocht het zo zijn dat er sprake is of lijkt te zijn van Seksuele Intimidatie dan kan dit niet op stichtingsniveau worden afgehandeld. In zo’n geval zal direct contact gezocht moeten worden met externe hulpverleners. Daar zal dan uitgezocht moeten worden wat er is voorgevallen. Deze procedure bestaat uit een aantal stappen die achter elkaar en zorgvuldig gezet moeten worden.

Om succesvol te zijn is het daarom ook van groot belang dat een stichting bij een vermoeden van Seksuele Intimidatie contact zoekt met externe instanties en zeker niet zelfstandig onderzoek gaat doen, laat staan sancties opleggen.

Deze werkwijze kan in veel gevallen wat overdreven lijken. Helaas leert de ervaring dat zaken die klein lijken toch groot kunnen zijn. Daarbij komt ook dat we als bestuur door te overleggen rugdekking verkrijgen. Dat is belangrijk omdat bestuurlijke beslissingen op dit terrein soms de media kunnen halen of later nog in een rechtszaak ter discussie kunnen staan.

Het is mogelijk dat er ook door justitie een onderzoek wordt uitgevoerd en in zo’n geval zal het onderzoek van justitie eerst afgerond moeten zijn voor de zaak binnen CS de Knoerissen onderzocht kan worden.

Eventueel wordt de klacht voorgelegd bij het College voor de rechten van de mens (voorheen: College Gelijke Behandeling).

Bij ernstige gevallen zal altijd aangifte gedaan worden
Is er sprake van ernstige seksuele intimidatie in de vorm van fysiek geweld, dan zal het bestuur aangifte doen bij de politie. In zo’n geval kan het namelijk gaan om een strafbaar feit. Hiervan is sprake als het geweldsincident ernstige gevolgen heeft voor de medewerker of vrijwilliger, zoals lichamelijk letsel of psychologische schade. We stappen ook naar de politie als de dader ondanks herhaalde waarschuwingen toch over de schreef gaat.


Stap 5 – We maken samen met de leden omgangsregels
Binnen CS de Knoerissen hebben we veel verschillende activiteiten waarbij mensen met elkaar samen werken. Er kunnen gemakkelijk opmerkingen gemaakt worden over de werkwijze, samenwerking, prestaties of zelfs het uiterlijk van een ander. Het actief hanteren en uitdragen van omgangsregels helpt om overschrijding van grenzen te voorkomen.

Omgangsregels
Hieronder vind je de basisset van de omgangsregels voor alle leden en (!) bezoekers van de stichting. Onze leden van CS de Knoerissen worden betrokken bij het onderhouden en vaststellen van omgangsregels. Het proces is hierin essentieel. Door deze samen te onderhouden gaan de regels ook “leven” binnen de stichting. We maken deze omgangsregels actief onder de leden van CS de Knoerissen bekend, bijvoorbeeld via de website, e-mail of in de Digi Trog (nieuwsbrief).

Binnen de Stichting gelden voor alle leden, commissievoorzitters, begeleiders, ouders, bestuurders en overige vrijwilligers de volgende omgangsregels:

  • Wij pesten, schelden en intimideren NIET
  • Wij houden ons aan afspraken
  • Wij praten MET elkaar en niet OVER elkaar
  • Wij gedragen ons als een goede gastheer / gastvrouw
  • Wij gebruiken geen alcohol buiten de feestgelegenheid of het terras en respecteren <18=nix
  • Wij spreken elkaar aan op wangedrag en grijpen, indien veilig en mogelijk, gepast in
  • Wij onthouden ons van (fysiek of verbaal) geweld
  • Wij respecteren elkaars- en stichtingseigendommen


Stap 6 – Bepaling hoe we om gaan met aanstellingen van vrijwilligers
Het is raadzaam om nieuwe vrijwilligers te screenen. Zedendelinquenten herken je niet aan hun uiterlijk en dat geldt ook voor mensen die zich op een ander manier schuldig hebben gemaakt aan Grensoverschrijdend Gedrag. Vaak zijn het heel voorkomende en aardige mensen die zich binnen korte tijd onmisbaar weten te maken. Het is bekend dat plegers van Seksuele Intimidatie situaties opzoeken waarin makkelijk contact gelegd kan worden met minderjarigen, vrouwen en mensen met een verstandelijke beperking. Daarbij maken ze gebruik van de welwillendheid en het vertrouwen binnen een stichting.

Als CS de Knoerissen hebben we een aantal mogelijkheden om meer grip te krijgen op de mensen die actief zijn binnen je CS de Knoerissen.

Kennismakingsgesprek
We voeren altijd als CS de Knoerissen een kennismakingsgesprek met potentiële vrijwilligers. Een kennismakingsgesprek is niet onbeleefd, maar laat zien dat de organisatie de inzet van vrijwilligers serieus neemt. Vraag in het gesprek naar de motivatie van de vrijwilliger bij de stichting te komen en specifiek, indien van toepassing, waarom de vrijwilliger met kinderen of andere risico groepen wil werken, naar zijn werkervaring en referenties bij vorige organisaties.

Referenties checken
CS de Knoerissen kan ook de achtergronden van nieuwe vrijwilligers controleren. Dit kan door op basis van het CV of gesprek contact op te nemen met stichtingen of verenigingen uit het verleden waar de vrijwilliger actief is geweest. Vraag hierbij naar mensen die direct met de nieuwe vrijwilliger hebben samengewerkt en vraag bij hen na of de verkregen informatie (uit het CV of gesprek) juist is. Een aantal bestuurders vindt het lastig om referenties te geven of te vragen. Angst om verkeerde dingen te zeggen of iemand onbedoeld te beschadigen spelen daarbij een rol. Daarom is er een handreiking geschreven waarin wordt uitgelegd hoe het geven of vragen van referenties werkt (zie bijlage 5).

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Een Verklaring Omtrent Gedrag is een verklaring waarbij het Ministerie van Justitie controleert of de aanvrager strafbare feiten heeft gepleegd die een risico vormen voor de functie waarvoor de verklaring wordt aangevraagd. Zo zal iemand die ooit veroordeeld is voor ontucht met minderjarigen geen VOG krijgen voor begeleider/begeleider van een jeugdteam. Het feit dat iemand zo’n verklaring kan overleggen betekent niet dat iemand nooit met Justitie in aanraking is geweest. Een VOG is een goede mogelijkheid om meer zekerheid te verkrijgen over het verleden van een jeugdbegeleider, commissievoorzitter of bestuursverantwoordelijke.

Onze vrijwilligersorganisatie heeft zich aangemeld voor de Regeling Gratis VOG op gratisvog.nl. hiermee kunnen wij digitaal gratis VOG’s aanvragen voor onze vrijwilligers die werken met minderjarigen en mensen met een verstandelijke beperking.

Via deze link en deze is alle informatie te vinden.


Gedragsregels ondertekenen
Voor alle rollen binnen CS de Knoerissen gelden de „Waarden en Normen” en het Gedrags-Convenant van CS de Knoerissen. Vrijwilligers ondertekenen doorgaans geen contract. Om er toch voor te zorgen dat vrijwilligers op de hoogte zijn van de gedragsregels én zich hieraan houden, is het noodzakelijk om iedere vrijwilliger de gedragsregels te overhandigen bij de start van de werkzaamheden en deze voor gezien en aanvaard te laten ondertekenen. Hiermee onderschrijven vrijwilligers de gedragsregels en zijn ze daarop aanspreekbaar. Ook gaat er van het tekenen een preventieve werking uit. De beste manier om iedereen te kunnen houden aan de gezamenlijke regels binnen de stichting is het lidmaatschap. Het is daarom een reglementaire verplichting om vrijwilligers als lid aan te melden van de stichting. Hiervoor wordt door de secretaris een ledenlijst aangelegd en onderhouden. Ieder lid tekent persoonlijk voor de gedragsregels en codes zoals vastgelegd in het Statuut „Waarden en Normen” en Gedragsconvenant van CS de Knoerissen. Alle vrijwilligers worden formeel geïnstalleerd op de installatie-avond.



Stap 7 - Informeer alle betrokkenen over het beleid

Om beleid ook om te zetten in werking is het noodzakelijk om iedereen die betrokken is bij CS de Knoerissen over het beleid omtrent Seksuele Intimidatie en de preventie daarvan te informeren. We dragen zorg dat alle geüniformeerden en commissievoorzitters de gemaakte afspraken kennen. Ook leden, ouders brengen we op de hoogte. We betrekken hen waar mogelijk in de besluitvorming en zorgen voor heldere voorlichting over de noodzaak van preventief beleid. De volgende stappen worden hiervoor ondernomen:


Acties voor het bekendmaken van beleid en VCP:

  1. We schrijven jaarlijks een stukje over sociale veiligheid, gedragsregels en de vertrouwenscontactpersoon in de Digi-trog.
  2. Op de website van CS de Knoerissen wordt ons beleid en de vertrouwenscontactpersoon via een optie in het menu zichtbaar gemaakt.
  3. Jaarlijks wordt op het Soiree aandacht besteed aan het beleid en de omgangsregels.
  4. We zorgen dat de vertrouwenscontactpersoon ook per e-mail te bereiken is voor vragen of klachten: vcp@knoerissen.nl
  5. Besteed aandacht aan sociale veiligheid, preventie van Seksuele Intimidatie en de vertrouwenscontactpersoon middels een jaarlijks agenda punt met een verslag in de notulen van het bestuur.


Als het mis gaat
Op elk moment kunnen we als bestuur een melding of klacht over Grensoverschrijdend Gedrag of Seksuele Intimidatie krijgen. Soms zal het via de VCP lopen, maar het is ook mogelijk dat het via via ter ore komt of dat een slachtoffer direct bij een bestuurslid aanklopt. In dit geval geldt de volgende aanpak:

Het eerste wat we altijd doen is: ”Sta de aanmelder rustig te woord, ga niet te diep in op wat de aanmelder vertelt en probeer je tijdens het gesprek een beeld te vormen over de inhoud, aard en ernst van de situatie. Noteer alles wat opvalt en verteld wordt in feitelijke bewoordingen. Verwijs indien mogelijk door naar de VCP van CS de Knoerissen. Wanneer deze VCP er niet is, spreek je af uiterlijk binnen een dag te laten weten bij wie de aanmelder terecht kan.”

Neem contact op met de VCP* om advies in te winnen. Zorg hierbij dat de anonimiteit van het slachtoffer behouden blijft. De VCP helpt met inschatten van de situatie en het nemen van de juiste stappen.

*De VCP heeft een andere rol dan een eventuele vertrouwenspersoon. De taak van de VCP is vooral een procedureel adviserende rol. De vertrouwenspersoon speelt juist een inhoudelijk adviserende rol. Zie stap 3 voor verdere toelichting over de rol van de VCP.


Welke stappen kunnen we als bestuurder nemen?

Optie A) Er wordt een klacht ingediend of een melding gedaan Wanneer een klacht/ melding ingediend gaat worden betekent het dat de melder aangeeft dat de ‘Waarden en Normen” en het Gedragsconvenant van CS de Knoerissen’ zijn overtreden.

Hierbij wordt geadviseerd de volgende stappen te nemen:

  1. Meld het incident geanonimiseerd bij de VCP van CS de Knoerissen. De VCP helpt de situatie inschatten en helder te krijgen welke stappen genomen kunnen worden. Daarnaast kan er aandacht voor de zaak komen vanuit de media. Het bestuurslid communicatie en de voorzitter kunnen dan ondersteunen bij het omgaan met de pers. Er wordt dan een vaste contactpersoon vanuit CS de Knoerissen aangesteld voor deze communicatie.


Wat steeds parallel loopt in het hele traject is communicatie:

Kies welke communicatie nodig is. Neem daarbij in overweging hoe breed bekend het incident is en hoeveel onrust het heeft opgeleverd. Bedenk wat er nodig is op welk moment: wie, hoe, wat, waarom en wanneer?

Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld:

  • Betrokkenen een brief sturen
  • Een bijeenkomst organiseren
  • Commissievoorzitters informeren
  1. Verwijs de melder door naar de VCP van CS de Knoerissen als dit nog niet gebeurd is. De VCP is voor het slachtoffer aanspreekpunt en eerste opvang. Tevens adviseert de VCP over de te nemen stappen. Zorg dat de VCP het in dit beleid vastgestelde protocol, registratie- en rapportageformulier gebruikt.
  2. Bij vermoedens van strafbare feiten is het belangrijk zo snel mogelijk een informatief gesprek met de politie te voeren.
  3. Zorg dat er 2 bestuurders/contactpersonen “eigenaar” worden van het probleem en de nodige acties uit gaan voeren. Bij voorkeur een man en een vrouw.
  4. Spreek af dat alle communicatie via deze 2 contactpersonen loopt.
  5. Zet het incident/onderwerp op de agenda van de bestuursvergadering en/of las direct een vergadering in.

Er zijn ook voorbeelden bekend waarbij juist het tegenovergestelde wenselijk was. Niet het gehele bestuur werd geïnformeerd maar een zo klein mogelijke groep werd belast met de vertrouwelijke informatie. Pas later in het proces werd het bestuur geïnformeerd over de procedure en kwam de vertrouwelijke informatie niet in handen van het voltallige bestuur. Wanneer je twijfelt of je het voltallige bestuur moet informeren, of juist niet, kun je contact zoeken met de VCP. Ook is het mogelijk dat de politie hiertoe opdracht geeft.

6. Houd als bestuur een logboek bij van alle gebeurtenissen op datum en tijd.

7. Isoleer het probleem door een voorlopige zwijgplicht na een melding in acht te houden voor het bestuur, de melder en eventuele anderen die op de hoogte zijn ten opzichte van derden. Een voorlopige zwijgplicht is nodig zodat er niet meer personen bij een zaak worden betrokken dan voor een zorgvuldige behandeling noodzakelijk is. Er moet worden voorkomen dat geruchten ontstaan en iemand al bij voorbaat als schuldig wordt bestempeld. De zwijgplicht is ook belangrijk om te zorgen dat een eventuele strafrechtelijke procedure niet wordt belemmerd.

8. Ga na of er direct bestuurlijke maatregelen genomen moeten worden om de veiligheid binnen CS de Knoerissen te herstellen door contact op te nemen met de VCP. Let hierbij op de hiervoor geldende procedure ten aanzien van hoor en wederhoor.

9.Wanneer de melder een klacht of melding heeft ingediend bij de CS de Knoerissen, zorg dan dat je contact houdt met de melder en andere betrokkenen tot het proces is afgerond. Zorg er hierbij voor dat de privacy van alle betrokkenen gewaarborgd blijft.

10. Bedenk aan de hand van de uitkomst van de klacht of melding wat er nodig is om de veilige omgeving weer te herstellen. Dit kan bijvoorbeeld op het vlak van communicatie liggen, het aanstellen van een nieuwe rol of functie zijn of het (verder) ontwikkelen van preventief beleid. Andere acties zijn ook denkbaar, afhankelijk van de context.

Zorg tot slot, als alles achter de rug is en de veilige omgeving is hersteld, dat je het proces en de communicatie daarin met betrokkenen evalueert en leg dit vast in de notulen van de bestuursvergadering. Aangezien dit een terrein is waarop niet een pasklaar antwoord is en waarin het staat of valt met de betrokken personen en de invulling van hun rol, is het sterk aan te raden deze evaluatie niet over te slaan.


Optie B) Er wordt (nog) geen klacht ingediend of melding gedaan
Wanneer er (nog) geen klacht ingediend wordt of melding wordt gedaan, wordt het vertoonde gedrag als ongewenst ervaren maar twijfelt de melder of er een klacht/ melding moet komen of is de melder er al uit dat er geen klacht/melding moet komen. De melder zal moeten besluiten welke stappen hij/zij zelf wil nemen. Daarin geldt: ‘Jouw gevoel heeft gelijk’ altijd als maatstaf.

Verwijs de melder door naar de VCP van CS de Knoerissen als dit nog niet gebeurd is. De VCP is voor het slachtoffer aanspreekpunt en eerste opvang. De VCP kan samen met de melder kijken welke stappen er mogelijk zijn en welke consequenties deze hebben. Een of meerdere van de volgende maatregelen zijn dan bijvoorbeeld mogelijk:

  1. Direct persoonlijk aanspreken: ‘melder’ gaat in gesprek met ‘beschuldigde’ om aan te geven wat hij/ zij als ongewenst heeft ervaren en vraagt hier rekening mee te houden.
  2. Eventueel vindt dit gesprek plaats in het bijzijn van een onafhankelijk derde (niet de VCP).

Zorg dat de VCP het in dit beleid vastgestelde protocol, registratie- en rapportageformulier gebruikt.

Daarnaast kan het bestuur zelf handelen. Als de melder geen melding of klacht heeft ingediend zal het bestuur over de situatie horen via de rapportage van de VCP. Het bestuur kan dan de volgende stappen nemen vanuit bestuurlijke verantwoordelijkheid:

  1. Bestuurslid gaat in gesprek met de ‘dader’ om aan te geven wat het ‘slachtoffer’ als ongewenst heeft ervaren en wijst op ‘Hun gevoel heeft altijd gelijk’. Zorg dat altijd een derde persoon aansluit. Deze stap kan alleen gezet worden indien de melder hier toestemming voor geeft. Onder strikte voorwaarden kan het bestuur handelen zonder toestemming van de melder, zoals beschreven in het door in dit beleid vastgestelde protocol voor de VCP. Zie bijlage 7
  2. Ga aan de slag met preventief beleid op het gebied van ongewenst gedrag. Maatregelen instellen, dan wel maatregelen nieuw leven inblazen. en ga hierover in gesprek met begeleiders/ commissievoorzitters en begeleiders. Door het breder aan te pakken hou je dingen die sudderen klein.

Kies welke communicatie nodig is afhankelijk van hoe breed bekend het is en hoeveel onrust het heeft opgeleverd. Bedenk wat er nodig is op het moment dat je een signaal binnen krijgt, dat het opgepakt wordt en na afloop ervan. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld:

- Betrokkenen een brief sturen
- Een bijeenkomst organiseren
- Commissievoorzitters informeren

Probeer het zo klein mogelijk te houden bij maatregel 1, het aanspreken van de ‘dader’. Zoek bij maatregel 2, het ontwikkelen van preventief beleid, juist in brede zin de communicatie op (zie voor communicatietips betreffende hoofdstuk eerder in dit beleidsdocument).


Bijlagen

In de bijlagen zijn een aantal te gebruiken documenten opgenomen..

Bijlage 1 - Quickscan
Bijlage 2 - Risicoanalyse
Bijlage 3 - Functieprofiel VCP
Bijlage 4 - Intentieverklaring Preventie seksueel misbruik en ander Grensoverschrijdend gedrag in CS de Knoerissen
Bijlage 5 - Referenties vragen?
Bijlage 6 - Statuut „Waarden en Normen” en Gedragsconvenant van
Bijlage 7 - Protocol voor de VCP


BIJLAGE 1

Quickscan


De quickscan is een snelle mogelijkheid om een eerste inzicht te verkrijgen in de risico’s binnen CS de Knoerissen. Door middel van de QuickScan kan op basis van een eenvoudige vragenlijst een eerste risicoanalyse gemaakt worden. De QuickScan is bedoeld om het onderwerp binnen CS de Knoerissen op de agenda te krijgen (stap 1). Als vervolgens besloten wordt tot nader onderzoek, kan de risicoanalyse uitgevoerd worden.

Hoeveel risico op Seksuele Intimidatie loopt CS de Knoerissen?

Hieronder tref je een aantal stellingen aan. Geef bij iedere stelling aan of je vindt dat deze bij onze stichting klopt, of niet klopt. Maak ook bij twijfel wel een keuze. Jouw twijfel is op zichzelf al een aanleiding om het onderwerp bespreekbaar te maken.

Stelling

Klopt

Klopt niet

Er worden na de training of bij optredens vaak grappen gemaakt over het uiterlijk van vrouwelijke leden en over seksuele handelingen.

Over Seksuele Intimidatie heb ik in CS de Knoerissen nog nooit iemand horen praten.

Wij hebben besloten mailgroepen (denk ook aan WhatsApp) waarop we met en over elkaar praten.

Elke Commissie heeft zijn eigen aanpak; daarin zijn ze vrij. Er is geen toezicht of onderling overleg over.

Jeugdleden hebben één begeleider die bepaalt hoe hun programma eruit ziet.

Ouders hebben binnen CS de Knoerissen niets in te brengen.

Het zijn de prestaties die tellen. Voor andere dingen is geen aandacht.

Er zijn regelmatig liefdesrelaties tussen deelnemers en begeleiders of commissievoorzitters.

Bij ons zijn mensen uit veel culturen vertegenwoordigd. We maken daar wel eens geintjes over maar we weten hoe ver we kunnen gaan.(Ze vinden het zelf ook wel leuk en anders geven ze hun grens wel aan.)

Turf het aantal keer dat je ‘klopt’ hebt ingevuld. Elke ‘klopt’ geeft een risicofactor aan. Als je meer dan drie scoort, is er een aanzienlijk risico dat er een keer iets misgaat in CS de Knoerissen.


BIJLAGE 2

Risicoanalyse

De risicoanalyse biedt een vertrekpunt voor CS de Knoerissen om preventiebeleid inzake Seksuele Intimidatie en ander Grensoverschrijdend Gedrag op te zetten. Hiermee kan op betrekkelijk eenvoudige wijze de beginsituatie worden vastgesteld. De risicoanalyse fungeert als een soort “nulmeting” waarop doelen die men in de toekomst wil behalen, kunnen worden gebaseerd.

De risicoanalyse is een gericht onderzoek dat tot doel heeft op een bepaald moment in de tijd een stand van zaken vast te stellen. In dit geval de stand van zaken gericht op (de preventie van) Seksuele Intimidatie en ander Grensoverschrijdend Gedrag binnen CS de Knoerissen. De basis van de risicoanalyse is een vooraf opgestelde vragenlijst. Deze dient als gids om de belangrijkste onderwerpen die bij het voorkomen van grensoverschrijdend Gedrag een rol spelen, aan een onderzoek te onderwerpen. Na het vaststellen van de stand van zaken door een speciaal geformeerde werkgroep, kan CS de Knoerissen een plan opstellen dat is gericht op het realiseren van verbeteringen in de toekomst. Zij kan in dat plan opnemen welke zaken direct voor verbetering in aanmerking moeten komen, welke wat langer gaan duren, of welke bijvoorbeeld aan de gemeente moeten worden doorgegeven vanwege diens verantwoordelijkheid op dat punt.

De belangrijkste stappen om tot een risicoanalyse te komen zijn de volgende:

  1. Het bestuur geeft officieel opdracht tot het houden van een risicoanalyse. Dit doet zij omdat zij een start wil maken met preventiebeleid inzake Seksuele Intimidatie en ander Grensoverschrijdend Gedrag. De risicoanalyse gaat daarbij fungeren als nulmeting. Deze geeft aan hoe goed of slecht het op een gegeven moment gesteld is met belangrijke indicatoren met betrekking tot Seksuele Intimidatie: sfeer en cultuur binnen CS de Knoerissen (software), de fysieke omgeving, veiligheid en beveiliging van het gebouw waarin wordt getraind of geoefend (de hardware) en het huidige beleid omtrent de preventie van Seksuele Intimidatie.
  2. Het bestuur stelt een werkgroep samen, waarin de belangrijkste geledingen en betrokkenen van CS de Knoerissen zijn vertegenwoordigd: kader, (jeugd)leden, vrijwilligers, ouders, eventueel sponsoren (in totaal minimaal 3, maximaal 6). Dit team krijgt officieel de opdracht de analyse uit te voeren en te rapporteren aan het bestuur. De werkgroep kan eventueel worden aangevuld met een externe deskundige. Afgesproken wordt hoe en wanneer wordt gerapporteerd.
  3. De werkgroep maakt gebruik van onderstaande scorelijst, aangevuld met een aantal interviews met personen uit de verschillende geledingen van CS de Knoerissen. Men kan natuurlijk ook nog andere hulpmiddelen gebruiken, zoals films, voorgaande bestuursbesluiten over preventiebeleid Seksuele Intimidatie, reeds bestaande omgangsregels, Arbowet, statuten van CS de Knoerissen, etc. Deze documenten kunnen ook gebruikt worden door de werkgroep om zich in te lezen in het thema Seksuele Intimidatie en ander Grensoverschrijdend gedrag in relatie tot CS de Knoerissen.
  4. De werkgroep vult zelf de scorelijst in en neemt de interviews af. Voor de interviews kan een selectie van de uitspraken op de vragenlijst als richtlijn dienen. Van belang is dat het team meningen hoort van een aantal personen met name over gevoelens van (on)veiligheid, ter aanvulling van haar eigen mening en observaties.
  5. Na het afnemen van de interviews en het invullen van de scorelijst maakt de werkgroep een analyse van haar bevindingen. Om de voortgang erin te houden moet van te voren worden afgesproken wanneer deze rapportage gereed is, bijvoorbeeld drie weken na afronding van de scorelijst en de interviews.
  6. Het is aan het bestuur om in samenspraak met de werkgroep en op basis van afspraken met de leden, bekendheid te geven aan de resultaten en om de analyse te gebruiken voor het feitelijk invullen van haar preventiebeleid binnen CS de Knoerissen.


SCORELIJST

A. Software: de sfeer en cultuur op CS de Knoerissen

Ja

Nee

Actiepunt ter verbetering

Je wordt er niet op aangekeken als je kritiek geeft op een situatie binnen CS de Knoerissen.

Het bestuur luistert altijd naar kritiek vanuit de leden.

Waar mogelijk wordt er iets gedaan met kritiek die terecht blijkt

Er worden geen vervelende grappen gemaakt over vrouwen, homo’s, lesbiennes, mensen uit andere culturen.

Grappen, zoals hierboven bedoeld, worden door leden en bestuur actief bestreden.

Mensen die “anders” zijn worden als ieder ander bejegend. Er wordt geen druk op ze uitgeoefend zich aan te passen.

Mannen en vrouwen hebben gelijke posities en rollen binnen de stichting.

Er is geen bepaalde groep die de sfeer bepaalt.

De sfeer is gericht op samenwerking en respect.

De cultuur is niet hard, stoer en prestatiegericht.

De leden letten onderling op elkaar zodat niemand buiten wordt gesloten.

Er is geen plaats voor pesterijen.

Er is actief beleid tegen geweld en agressie tussen leden onderling en tegen of van derden.

B. Beleid Seksuele Intimidatie

Ja

Nee

Actiepunt ter verbetering

Er is een actief beleid tegen

Seksuele Intimidatie bij CS de Knoerissen.

Het bestuur en kader heeft een actieve houding met betrekking tot preventie van Seksuele Intimidatie.

De leiding gaat actief en serieus om met het thema Seksuele Intimidatie.

Er kan openlijk met bestuur en kader over Seksuele Intimidatie of grensoverschrijdend gedrag gepraat worden.

Kritiek op de situatie rondom Seksuele Intimidatie of grensoverschrijdend wordt door het bestuur en kader goed opgepakt.

Leiding en leden weten welk gedrag zij mogen verwachten van de leiding en andere begeleiding als het gaat om Seksuele Intimidatie of grensoverschrijdend gedrag.

Medewerkers en leden onderling kunnen openlijk met elkaar praten over Seksuele Intimidatie of grensoverschrijdend gedrag.

Medewerkers en leden weten wat de gedragsregels zijn waaraan zij zich moeten houden inzake Seksuele

Intimidatie of grensoverschrijdend gedrag.

Er bestaat een klachtenprocedure als er zich een incident plaatsvindt met betrekking tot Seksuele

Intimidatie of grensoverschrijdend gedrag.

Iedereen binnen CS de Knoerissen kent deze procedure. Ook de ouders van de leden kennen deze procedure.

Er is een VCP binnen CS de Knoerissen aangesteld en deze is bekend bij alle leden.

B. Beleid Seksuele Intimidatie (vervolg)

Ja

Nee

Actiepunt ter verbetering

Er is tevredenheid over de klachtenprocedure Seksuele Intimidatie of grensoverschrijdend gedrag.

CS de Knoerissen heeft haar klachtenprocedure geregeld en dit werkt goed.

CS de Knoerissen heeft het beleid met betrekking tot Seksuele Intimidatie en grensoverschrijdend gedrag in haar reglementen opgenomen.

De leiding, trainders en andere begeleiding wordt, wanneer nodig, bijgeschoold op het gebied van preventiebeleid Seksuele Intimidatie.

Bij aanname van nieuwe leiding begeleiders of andere begeleiding, wordt door het bestuur gewezen op de gedragsregels zoals die binnen CS de Knoerissen van kracht zijn.

Maatregelen ten aanzien van personen naar aanleiding van Seksuele Intimidatie of grensoverschrijdend gedrag worden door het bestuur uitgevoerd. Deze maatregelen liggen vast in de reglementen.

Commissie voorzitters en begeleiders met een grote machtspositie worden regelmatig geëvalueerd met betrekking tot hun omgangswijze met begeleiders en leden. De gedragsregels en andere afspraken met betrekking tot Seksuele Intimidatie en grensoverschrijdend gedrag zijn hierbij maatgevend.

Ouders van met name jeugdleden worden betrokken bij de activiteiten van hun kinderen.

B. Beleid Seksuele Intimidatie (vervolg)

Ja

Nee

Actiepunt ter verbetering

Er zijn afspraken gemaakt over de technische en sociale begeleiding van jeugd.

Er zijn apart afspraken gemaakt over de begeleiding van jeugd bij reizen, activiteiten en overnachtingen.

Deze afspraken zijn aan de ouders bekend en worden als goed beoordeeld.

De ouders zijn in de gelegenheid het nakomen van de afspraken te controleren.

Commissievoorzitters en andere begeleiding hebben naast begeleidende taken geen privécontacten met jeugdigen en/of gehandicapten.

Begeleiders die zijn opgenomen in het registratiesysteem (‘zwarte lijst’ waarop plegers worden geregistreerd die tuchtrechtelijk veroordeeld zijn voor ongewenst gedrag) wordt niet aangenomen.

Er wordt altijd om ondertekening van het Statuut „Waarden en Normen” en Gedragsconvenant van CS de Knoerissen” gevraagd bij het aanstellen van nieuwe leden.

Er wordt altijd een registratieformulier ingevuld bij intake van nieuwe leden en een VOG gevraagd voor begeleidende of voorzittersfuncties en voor leden die met de jeugd werken.



BIJLAGE 3
Functieprofiel VCP

Algemene taakomschrijving

De VCP is contactfunctionaris binnen CS de Knoerissen, betreffende Grensoverschrijdend Gedrag.

Taken van de VCP:

  • eerste opvang/aanspreekpunt
  • doorverwijzen
  • preventieactiviteiten

Ad A. Eerste opvang:
De VCP is er voor leden die te maken hebben met Seksuele Intimidatie of ander ongewenst gedrag en hier met iemand over willen spreken.

De VCP:

  • laat de klager het verhaal vertellen, maar is alert op zijn/haar taak
  • bespreekt mogelijke doorverwijzingen
  • informeert de klager of beschuldigde over de procedures op basis van het klachtenreglement van CS de Knoerissen
  • vult het registratie- en rapportageformulier in

Ad B. Doorverwijzen:
De VCP verwijst klager, beschuldigde, of CS de Knoerissen door naar een vertrouwenspersoon en/of -adviseur, advocaat, politie en/of andere hulpverleners.

Ad C. Preventieactiviteiten
De VCP:

  • profileert zich binnen de eigen organisatie, zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het bestaan van de VCP en ziet erop toe dat de gedragsregels van de stichting worden nageleefd.
  • houdt zich op de hoogte van (landelijke) ontwikkelingen op het terrein van preventie en sanctionering van Seksuele Intimidatie.
  • draagt bij aan beleidsuitvoering op CS de Knoerissensniveau met betrekking tot landelijke ontwikkelingen in het beleid Seksuele Intimidatie en sociaal veilige omgeving.
  • geeft (on)gevraagd advies en informatie aan het bestuur waarmee gericht beleid kan worden ontwikkeld tegen Seksuele Intimidatie

Randvoorwaarden

De VCP:

  • is geen bestuurslid
  • heeft een duidelijk aanspreekpunt binnen bestuur. Dit is de voorzitter of bij afwezigheid de penningmeester.
  • wordt een keer in de vier jaar gekozen door de interne democratische geledingen en/of aangesteld door de bestuursvoorzitter
  • kan om de vier jaar een VOG overleggen
  • is niet inhoudelijk betrokken bij procedures
  • werkt conform een protocol zoals vastgesteld in bijlage 7.

Attitude

De VCP:

  • is een sociaal, toegankelijk, oprecht en gezaghebbend persoon
  • geniet het vertrouwen van de bij CS de Knoerissen betrokken medewerkers en leden
  • heeft levenservaring, is integer en heeft een evenwichtige persoonlijkheid
  • is een persoon die zich neutraal en onafhankelijk op kan stellen
  • heeft affiniteit met een sociaal veilige omgeving en wil daaraan een bijdrage leveren

Vaardigheden

De VCP:

  • is in staat zichzelf en het onderwerp sociale veiligheid en Seksuele Intimidatie aan de doelgroepen te kunnen presenteren
  • kan een vertrouwelijk gesprek voeren met klager, beschuldigde of CS de Knoerissen
  • kan reflecteren
  • kan omgaan met vertrouwelijkheid en weerstanden
  • kan omgaan met emoties van zichzelf, de beschuldigde, het slachtoffer en de omgeving
  • is in staat mee te werken beleid uit te voeren

Kennis

De VCP:

  • weet welke procedures er bij een (dreigend) incident gevolgd kunnen worden
  • heeft voldoende kennis van procedurele gang van zaken rondom het indienen van een klacht
  • kent de sociale kaart betreffende Seksuele Intimidatie
  • kent de individuele en groepsprocessen die spelen bij seksueel Grensoverschrijdend Gedrag
  • heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur

Aanbevelingen

De VCP:

  • heeft VCP-training gevolgd en is aanwezig bij terugkomdagen
  • staat open voor deelname aan intervisiebijeenkomsten


BIJLAGE 4

Intentieverklaring Preventie Seksuele Intimidatie en andere vormen van Grensoverschrijdend Gedrag in CS de Knoerissen

De ondertekenende partij verklaart:

  1. De maximaal haalbare voorzorgsmaatregelen te nemen binnen CS de Knoerissen om Seksuele Intimidatie en andere vormen van Grensoverschrijdend Gedrag in deze CS de Knoerissen te voorkomen. Hierbij zal specifieke aandacht worden besteed aan minderjarigen en gehandicapten als risicogroepen.
  2. Onder het maximaal haalbare valt tenminste het volgende: het thema Grensoverschrijdend Gedrag is opgenomen in het beleid van CS de Knoerissen met daarin vastgesteld het aannamebeleid ten aanzien van leden en waar leden terecht kunnen voor meldingen/ klachten/ vragen (vertrouwenscontactpersoon) en wat dan de procedure is. Tevens vindt hierover zorgvuldige communicatie plaats naar leden.
  3. Ervoor zorg te dragen dat de voorzorgsmaatregelen toepassing krijgen in de praktijk van CS de Knoerissen.
  4. Waar mogelijk actief gebruik te maken van de methoden en materialen die door de CS de Knoerissen worden uitgereikt.
  5. Ervoor te zorgen dat indien er binnen de CS de Knoerissen besluiten zijn genomen en draagvlak is gecreëerd is voor de toepassing van de maatregelen ter preventie van Seksuele intimidatie en ander grensoverschrijdend Gedrag binnen een jaar na ondertekening.


De volgende Definitie van Seksuele Intimidatie wordt gehanteerd:

  1. Onder Seksuele Intimidatie wordt verstaan: enige vorm van ongewenst* verbaal, nonverbaal of fysiek gedrag met een Seksuele connotatie (duiding) dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
  2. Onder Seksuele Intimidatie, zoals vermeld in lid 1, zijn mede begrepen de in de artikelen 239 t/m 250 (Titel XIV: Misdrijven tegen de zeden) van het Wetboek van Strafrecht strafbaar gestelde feiten.

*Definitie van Seksuele Intimidatie omvat gedragingen die als ongewenst ervaren kunnen worden. Een ervaring van een persoon is echter moeilijk te objectiveren. Het gaat in dit geval om een ervaring die valt buiten wat algemeen maatschappelijk wordt aanvaard als een normale omgangsnorm, inclusief verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag.

Het doel van de intentieverklaring is te zorgen voor een veilig klimaat binnen CS de Knoerissen door Seksuele Intimidatie en andere vormen van Grensoverschrijdend Gedrag bespreekbaar te maken, alle betrokkenen bij de organisatie goed te informeren over het beleid, het risico op incidenten zo klein mogelijk te maken en deze, indien ze voorkomen, op adequate manier af te handelen.

Plaats:

Datum:

Naam:

Ondertekend door:



BIJLAGE 5

Referenties vragen?


Inleiding
Binnen de stichting zijn vele vrijwilligers, begeleiders, commissievoorzitters en andere functies en functionarissen (hierna gezamenlijk te noemen “begeleiders”) werkzaam. Het blijkt dat de stichting kwetsbaar is voor bepaalde integriteitsschendingen, zoals ongewenst grensoverschrijdend gedrag. Bij seksuele intimidatie gaat het vaak onderdelen of activiteiten waarbij sprake is van intensief fysiek contact dat bij die betreffende beoefening (zoals bijvoorbeeld de dansgarde of jeugdraad van 11) hoort en deelname van kinderen aan deze activiteiten. Om te zorgen voor een veilig klimaat is het vragen van referenties bij een benoeming van begeleiders dus belangrijk.

In de praktijk blijkt dat het bestuur terughoudend is in het geven van of vragen naar referenties, omdat men bang is dat er sprake is van smaad of zelfs aansprakelijkheid vanwege het verstrekken van onjuiste of onnodige informatie. Het bestuur heeft daarom handvatten nodig om referenties te kunnen vragen of geven.

Inwinnen van referenties
Het inwinnen van referenties door de het bestuur of de commissievoorzitter, kan echter niet zomaar. Het is verstandig om aan een kandidaat lid vooraf te vragen of mede te delen dat u referenties zal controleren en/of zal inwinnen. Indien het kandidaat lid hiervoor toestemming geeft, ontstaat er niet zo snel een probleem. Geeft het kandidaat lid hiervoor geen toestemming, dan dient u uitermate terughoudend te acteren.

In het licht van het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag bij de kwetsbare doelgroep, waaronder minderjarige leden, zijn referenties belangrijk. Daarom is het raadplegen van een referent over het functioneren van een jeugd begeleider waar de betrokkene voorheen werkzaam was/ aan deelgenomen heeft, veelal wel te rechtvaardigden om zo zorg te kunnen dragen voor een veilige omgeving.

Verstrekken van informatie
Het vervolgens verstrekken van informatie over dit functioneren is toegestaan, mits de informatie hiervoor geschikt is en niet verder gaat dan voor het doel (bijvoorbeeld de aanstelling als jeugd begeleider) noodzakelijk is. Het is bijvoorbeeld niet nodig om te melden dat iemand in zijn jeugd ooit een fiets heeft gestolen, wanneer hij als jeugd begeleider aan het werk wil. Steeds zal dus moeten worden nagegaan welk doel gediend wordt met het verstrekken van informatie en of de te verstrekken informatie wel geschikt en evenredig is om dat doel te bereiken.. Het kandidaat lid mag natuurlijk geen schade oplopen door onnodige en/of onjuiste informatie die is verstrekt door de referent. Een referent mag nooit iemand vals beschuldigen van strafbare handelingen en uitingen.

Belangenafweging
Bij het inwinnen van referenties botsen eigenlijk twee belangrijke rechten, namelijk het recht op privacy en het recht op informatie. Aan de ene kant heeft degene over wie referenties wordt gevraagd (het kandidaat lid) recht op privacy, reden waarom wordt geadviseerd toestemming te vragen aan het kandidaat lid voor het inwinnen van referenties. Aan de andere kant echter is er de stichting, waar het bestuur vanuit het stichtingsrecht een zorgplicht heeft voor de leden, namelijk het creëren van een veilig klimaat, waardoor het verstrekken van informatie aan een bestuurder van een andere club (bijvoorbeeld dat iemand niet van onbesproken gedrag is) soms van hoger belang is dan het recht op privacy.

De commissievoorzitter en/of het bestuur(slid) moet een (zeer) zwaarwegend belang hebben om zonder toestemming navraag naar het kandidaat lid te doen. Dit belang ligt in het feit dat de bestuurder de zorgplicht heeft voor alle leden van een stichting, om een zo veilig mogelijk klimaat te creëren, en daartoe informatie nodig heeft om tot een zorgvuldige benoeming te kunnen komen.

Risico
Zoals hiervoor al aangegeven moet worden getracht toestemming te verkrijgen van het kandidaat lid voor het natrekken van referenties. Vervolgens is van belang dat degene over wie de referentie wordt gevraagd niet onnodig wordt beschadigd. Onnodige beschadiging is bijvoorbeeld het geval als je hetgeen je vertelt over de betreffende persoon niet kunt onderbouwen en/of dat je willens en wetens iemands goede naam schade toebrengt, bijvoorbeeld door te spreken over geruchten of van horen zeggen. Dan kan er sprake zijn van smaad [1].

Vragen en antwoorden
Als stichting kun je om de leden een (sociaal) veilige omgeving te bieden, en met inachtneming van de hiervoor genoemde waarborgen, referenties inwinnen. Onderstaande vragen kunnen, zonder daardoor enige schade op te lopen, benut worden bij het inwinnen van referenties.

  • Is X in het verleden bij uw stichting/vereniging werkzaam geweest?
  • Wat is uw relatie tot de kandidaat?
  • Hoelang is de betrokkene bij uw stichting werkzaam geweest?
  • Waaruit bestonden zijn/haar werkzaamheden?
  • Zou u betrokkene weer aannemen?
  • Is hij/zij binnen uw stichting in relatie tot de beoogde aanstelling van onbesproken gedrag?

Indien blijkt dat het kandidaat lid niet van onbesproken gedrag is, wat kun je dan wel of niet verder zeggen? Zolang je als referent louter de feiten communiceert (dus geen geruchten, geen onnodige, beschadigende of extra informatie), kun je zeggen dat:

  • X van besproken gedrag is in relatie tot de betrokken functie.
  • Waaruit dit besproken gedrag feitelijk blijkt.
  • Of X de vorige stichting heeft (moeten) verlaten vanwege bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag (indien feitelijk juist) in relatie tot de betrokken functie.

Let wel! De referent kan dit alleen als geen geheimhoudingsverklaring is getekend bij het ontslag of wegsturen van het betreffende lid.

[1]Er is sprake van smaad (artikel 261, eerste lid, Sr) als aan de volgende vereisten is voldaan: 1) iemands eer en goede naam is aangerand, 2) het opzet van verdachte is daarop gericht, 3) het gaat om een bepaald feit en 4) verdachte heeft het kennelijke doel daaraan ruchtbaarheid te geven. Volgens vaste jurisprudentie wordt met een bepaald feit een concrete gedraging bedoeld. Het gaat bij smaad niet om de vraag of de beschuldiging feitelijk juist is, maar of deze de eer en goede naam van betrokkene aantast.

Vastleggen van basisgegevens van een nieuw lid gebeurd op basis van het onderstaande formulier:

BIJLAGE 6

Statuut „Waarden en Normen” en gedragsconvernant van CS de Knoerissen

In dit statuut „Waarden en Normen” en Gedragsconvenant van CS de Knoerissen worden de waarden en normen van de stichting formeel omschreven en nader uitgewerkt in te hanteren gedragsregels.

Binnen de Stichting gelden voor alle leden, commissievoorzitters begeleiders, ouders, bestuurders en overige vrijwilligers de volgende omgangsregels:

  • Wij pesten, schelden en intimideren NIET
  • Wij houden ons aan afspraken
  • Wij praten MET elkaar en niet OVER elkaar
  • Wij gedragen ons als een goede gastheer / gastvrouw
  • Wij gebruiken geen alcohol buiten de feestgelegenheid/feestlocatie en respecteren <18=nix
  • Wij spreken elkaar aan op wangedrag en grijpen, indien veilig en mogelijk, gepast in
  • Wij onthouden ons van (fysiek of verbaal) geweld
  • Wij respecteren elkaars- en stichtingseigendommen

Deze afspraken zijn, voor zover het onze leden van de stichting betreft, vastgelegd in dit gedragsconvenant, waarin we de waarden en normen voor ons handelen hebben vastgelegd en met elkaar afspreken deze te zullen nakomen. Zo nodig zullen wij elkaar aanspreken op grensoverschrijdend gedrag indien één of meerdere gedragsregels worden overtreden. De hieronder genoemde gedragsregels vallen onder het centrale motto:

“Spreek elkaar aan op grensoverschrijdend gedrag bij overtreding van deze gedragsregels.”

Gedragsregels zijn anders dan omgangsregels afdwingbaar. Als een of meerdere gedragsregels overtreden wordt dan kan een onderzoeksprocedure met sancties volgen vanuit het bestuur.


Hieronder vind je het overzicht van de van toepassing zijnde gedragsregels zoals vastgesteld binnen CS de Knoerissen:

  1. Respect voor anderen is essentieel. Het gebruik van onbehoorlijk taalgebruik isonacceptabel. Geweld (verbaal en fysiek), beledigingen en molestatie aan het adres van leden of derden zijn uiteraard verboden. Pesterij en discriminatie worden evenmin geaccepteerd.
  2. CS de Knoerissen toont zich een goede gastheer voor bezoekende verenigingen, clubs en stichtingen. Bij bezoek aan andere stichtingen, verenigingen en clubs toont CS de Knoerissen zich een goede gast.
  3. Een lid van de Knoerissen heeft respect voor ieders eigendommen. Een lid van de stichting is aansprakelijk voor door haar/hem aangerichte schade.
  4. De gewijzigde Drank- en Horecawet, 1 januari 2014, zal strikt worden nageleefd. Aan personen onder de 18 jaar zullen geen alcoholische dranken worden verkocht of geschonken. Indien een meerderjarige alcoholische dranken voor een minderjarige koopt, dan zal deze hierop worden aangesproken. Vastgestelde rookverboden dienen nageleefd te worden en ook het gebruik van drugs is verboden.
  5. Een lid van de Knoerissen dient zich te onthouden van ongewenste (seksuele-) intimidaties tegenover andere leden, vrijwilligers, functionarissen en gasten.
  6. Een lid van de Knoerissen dient een medelid aan te spreken op diens ontoelaatbaar gedrag in het geval dit medelid deze gedragsregels overtreedt.
  7. Een lid van de Knoerissen die een duidelijke overtreding van de gedragsregels constateert, dient dit te melden bij de commissievoorzitter of bij een bestuurslid.
  8. Een lid van de Knoerissen is aanspreekbaar op wangedrag en een lid van de stichting zal, indien men zich heeft schuldig gemaakt aan wangedrag, vernieling, geweldpleging, diefstal of andere grensoverschrijdende gedragingen die in strijd zijn met deze gedragsregels en/of met de nakoming van de aan leden opgelegde verplichtingen als vermeld in de statuten en protocol, zich dienen te verantwoorden voor het bestuur.
  9. Onderlinge communicatie geschiedt op basis van openheid en eerlijkheid. Leden communiceren met elkaar in plaats van over elkaar. Pesten, schelden, gemene grappen of opmerkingen over anderen, negeren, uitlachen of roddelen hebben geen plaats binnen de stichting. Als een lid van de stichting hindert of lastig valt dan vraag hem/haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt, vraag dan een ander om hulp.
  10. Een lid van de Knoerissen respecteert de binnen de stichting bestaande gezagsverhoudingen (hiërarchische- en/of functionele aansturing door functionarissen, vrijwilligers, commissieleden, commissievoorzitters en bestuurders), zowel binnen als buiten een evenement. Een lid van de Knoerissen hanteert goede omgangsvormen en draagt deze uit, waardoor hij/zij zich een waardig ambassadeur voor de stichting toont.
  11. In die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van een lid van de Knoerissen om in de geest hiervan te handelen.

Wanneer een lid van de Knoerissen zich niet houdt aan de gedragsregels dan heeft het bestuur de opdracht de regels te handhaven. Het beginsel hoor en wederhoor moeten dan worden toegepast.

Indien zaken uit de privésfeer van de leden onderling invloed hebben op het functioneren binnen de Knoerissen worden alle directbetrokkenen door de bestuursverantwoordelijke per direct binnen de stichting op non-actief gesteld totdat deze zaken zijn opgelost.


Ik heb dit document gelezen op datum

Naam:


____________________________

Handtekening

BIJLAGE 7

Protocol Handelwijze Vertrouwenscontactpersoon

A. Inleiding

De Vertrouwenscontactpersoon (VCP) is binnen de stichting het eerste aanspreekpunt voor eenieder die opmerkingen of vragen heeft m.b.t. tot seksuele intimidatie (SI) en ongewenst gedrag, of over een concreet incident een gesprek wil met de stichting. De VCP is aanspreekbaar voor leden, ouders van leden, begeleiders en bestuur. Deze gesprekken zijn in principe vertrouwelijk. Maar deze vertrouwelijkheid heeft zijn grenzen: ten eerste vanwege het algemeen belang van een veilige omgeving en ten tweede vanwege de Nederlandse wetgeving die in bepaalde gevallen de VCP en het bestuur verplicht de vertrouwelijkheid te doorbreken. Is dit laatste het geval, dan is er voor de VCP sprake van een conflict van belangen. Dit conflict kan zich vooral voordoen, indien hij/zij in een vertrouwelijk gesprek het bestuur op de hoogte stelt van een concreet ernstig incident van SI.

Overleg tussen de VCP en het bestuur van de stichting speelt een belangrijke rol bij het oplossing van het belangenconflict. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van haar leden. De VCP zal in alle gevallen, waarin hij/zij op welke wijze dan ook kennisneemt van een incident, dit geanonimiseerd met het bestuur moeten bespreken. Hierbij wordt de vertrouwelijkheid niet geschonden, terwijl het bestuur kan beoordelen of en hoe zij moet handelen. Alléén wanneer het bestuur niet zonder nadere informatie kan handelen, zal zij de VCP om die informatie vragen, waardoor de vertrouwelijkheid (deels) wordt opgeheven. Binnen het bestuur fungeert de voorzitter als aanspreekpunt voor de VCP.

In onderstaand protocol wordt stapsgewijs de handelwijze van de VCP beschreven in het geval hij/zij in vertrouwen op de hoogte wordt gebracht van een incident m.b.t. Seksuele Intimidatie (SI). Ook een eventueel (intern) belangenconflict van de VCP wordt in het protocol beschreven naar te nemen acties. Het protocol blijft met de beschreven handelwijze binnen de grenzen van het functieprofiel van de VCP.


B. Stappen

  1. Eerste opvang: verhaal en emoties

Eenieder kan een beroep doen op de VCP voor vragen, vermoedens, meldingen, klachten en aangifte met betrekking tot SI en ongewenst gedrag. De VCP is hiervoor het eerste aanspreekpunt binnen de stichting. De betrokkene moet in de eerste plaats in vertrouwen een verhaal kwijt kunnen en worden opgevangen in verband met emoties die daarbij kunnen spelen.

De VCP moet echter vooraf twee zaken duidelijk maken:

  1. elk incident wordt geanonimiseerd met het bestuur besproken, omdat die de verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de stichting vast te stellen en daarnaar te handelen;
  2. de vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd, als het bestuur oordeelt dat de veiligheid van een of meerdere van haar leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit, zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek.

2. Overleg over vervolgstappen: doorverwijzen

Naar aanleiding van wat de VCP ter ore komt, wordt de betrokkene geïnformeerd over mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties, waartoe de betrokkene zich kan wenden voor de verschillende vervolgstappen. De betrokkene maakt hierin zélf een keuze of wordt doorverwezen naar instanties die bij die keuzebepaling kunnen helpen (b.v. Maatschappelijk werk, huisarts).

3. Opheffen vertrouwelijkheid

De VCP informeert de betrokkene over de gevolgen die het incident heeft voor de stappen, die de VCP moet zetten. In alle gevallen zal geanonimiseerd overleg met bestuur volgen (reeds gemeld in stap 1). Deze beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. Indien dit handelen vereist dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de VCP hierover uitleg krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Bij toestemming is de vertrouwelijkheid opgeheven. Het opheffen van vertrouwelijkheid gebeurt echter ook zonder toestemming van de betrokkene, maar niet nadat:

  • de VCP de betrokkene heeft uitgelegd, waarom hij/zij deze stap moet nemen en om diens toestemming daarvoor is gevraagd;
  • het is gebleken dat er geen andere weg is dan het opheffen van de vertrouwelijkheid om het voor het bestuur mogelijk te maken haar verantwoordelijkheid te nemen;
  • naar het oordeel van het bestuur het niet-opheffen van de vertrouwelijkheid voor betrokkene en/of derden schade of gevaar zal opleveren en dit kan worden voorkomen door het opheffen van de vertrouwelijkheid;
  • er in gevallen van ernstige twijfel bij de VCP (en/of bij het bestuur) aan de juistheid van het opheffen van de vertrouwelijkheid, en externe consultatie heeft plaatsgevonden.

Opheffen van de vertrouwelijkheid gebeurt overigens met inachtneming van alle verplichtingen die het bestuur en VCP hebben jegens de bescherming van de privacy van alle betrokken partijen.

Met de betrokkene bespreekt de VCP de mogelijke gevolgen van deze stap en verwijst de betrokkene naar relevante hulpverlening. Tevens wordt afgesproken hoe betrokkene op de hoogte wordt gehouden van het handelen van het bestuur. Overwegingen die tot het opheffen van de vertrouwelijkheid aanleiding kunnen geven zijn:

  • er is sprake van een ernstig strafbaar feit;
  • er is sprake van angst of onmacht aan de zijde van betrokkene om een strafbare en/of ongewenste situatie te beëindigen;
  • er is sprake van een voor de betrokkene of derden acute onveilige omgeving;
  • er is sprake van gedragingen of een situatie waarin het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid in het algemeen belang moet ingrijpen.

In geval dat de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, omdat er sprake is van een ernstig strafbaar feit waar aangifteplicht voor geldt, zoals bij verkrachting, dan stelt de VCP het bestuur daarvan in kennis en zal het bestuur deze verplichting tot aangifte moeten nakomen. Doet zij dat niet, dan berust deze verplichting in even grote mate bij de VCP. Deze kan echter geen aangifte doen namens de stichting, maar doet dat dan als privépersoon.

4. Rapportage aan bestuur

De VCP brengt het bestuur altijd op de hoogte van hetgeen een betrokkene heeft verklaard en welke afspraken met betrekking tot de doorverwijzing zijn gemaakt. Dit gebeurt geanonimiseerd, maar indien het bestuur dit noodzakelijk vindt met verwijzing naar personen (zie hiervoor punt 3 opheffen vertrouwelijkheid).

5. Verslaglegging

De VCP legt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende doorverwijzing en gemaakte afspraken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het standaardformulier dat hiervoor is ontwikkeld. Het registratieformulier voor de VCP en het rapportageformulier voor de rapportage aan het bestuur. Deze formulieren worden binnen de stichting op een veilige wijze gearchiveerd. De VCP beheert dit archief.

C. Signalen
Bij vermoedens van SI, anonieme signalen, eigen waarnemingen, of geruchten daarover, licht de VCP het bestuur in. Besluit het bestuur daarop tot verdere stappen, zoals nader onderzoek, dan wordt de VCP daar niet mee belast. Ook wordt de VCP niet belast met inhoudelijke taken bij een eventueel tuchtrechtelijk traject, ook al komen de signalen van hem/haar.