Beleid CS De Knoerissen

Privacy beleid CS De Knoerissen


1. Over ons privacybeleid

Stichting De Knoerissen geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van en) uitvoeren van de organisatie van het Udense Carnaval met bijbehorende evenementen, verder aan te duiden als dienstverlening.

Tijdens de uitvoering van onze dienstverlening gaan wij zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten of evenementen hebben verzameld of die u ons ter beschikking stelt. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacy beleid is van toepassing op alle dienstverlening die de stichting organiseert, nieuwsbrieven en informatie die met u wordt gedeeld. Ook het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Stichting De Knoerissen valt hieronder. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25/05/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacy beleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over ons privacy beleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacy zaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacy beleid.


2. Over de gegevensverwerking

In de volgende hoofdstukken leest u op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De Stichting neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact met ons op via de contact gegevens aan het einde van dit document.

Website

Onze website is ontwikkeld met software van ABO-ICT. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. ABO-ICT heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel.

ABO-ICT is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. ABO-ICT maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw gebruik van de software, er worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen. ABO-ICT behoudt zich het recht voor om verzamelde gegevens binnen het eigen bedrijf te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren.

Leden administratie in E-captain

Voor de registratie van leden van CS De Knoerissen wordt gebruik gemaakt van een online applicatie E-captain. Deze software is ontwikkeld met software Dispi BV. Deze leverancier is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met deze partij.

Webhosting door ABO-ICT

Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van ABO-ICT. ABO-ICT verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. ABO-ICT heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. ABO-ICT is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.


E-mail en mailinglijsten

Handmatig

Onze website maakt gebruik van ABO-ICT, een derde partij die het e-mailverkeer afkomstig van onze website en het verzenden van eventuele nieuwsbrieven afhandelt. Alle bevestigingsmails die u ontvangt van onze website en webformulieren worden verzonden via de servers van ABO-ICT. ABO-ICT zal uw naam en emailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de ‘unsubscribe’ link. Als u hier op klikt zal u geen e-mail meer van onze website ontvangen. Dit kan de functionaliteit van onze website ernstig verminderen! Uw persoonsgegevens worden door ABO-ICT beveiligd opgeslagen. ABO-ICT maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen.

Uw mail verkeer met Stichting De Knoerissen

Wij maken voor ons reguliere stichting gerelateerde e-mailverkeer gebruik van de diensten van ABO-ICT. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. ABO-ICT heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.

Periodieke nieuwsbrief

Periodiek versturen we een nieuwsbrief. Daarvoor kun je je inschrijven. Als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief ontvangen we van jou je naam, adres en e-mailadres. Wanneer je hebt ingestemd met de ontvangst van onze nieuwsbrief, gebruiken we je e-mailadres om je onze nieuwsbrief, met hierin informatie over onze organisatie, diensten, acties en nieuws met betrekking tot onze evenementen en diensten, toe te sturen. Bij iedere nieuwsbrief of aanbieding heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van een zogeheten “Opt-out” mogelijkheid door een email te sturen aan unsubscribe@knoerissen.nl . Dit betekent dat je na gebruik van deze mogelijkheid geen nieuwbrieven meer ontvangt.


3. Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor

(gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om - anders dan op uw verzoek op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Stichting De Knoerissen op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zolang u lid van de Stichting bent of nodig is voor de deelname aan een door de stichting georganiseerd evenement. Dit betekent dat wij de hiervoor noodzakelijke gegevens bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij uw(persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw deelname hebben vervaardigd. Indien er afwijkende bewaartermijnen gelden dan wordt dit bij de betreffende gegevens kenbaar gemaakt in dit document.

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machine leesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken via secretaris@knoerissen.nl. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken via secretaris@knoerissen.nl. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken via secretaris@knoerissen.nl. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt. Beperking kan betekenen dat u niet langer van onze diensten of evenementen gebruik kunt maken.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, bij ons op te vragen in het kader van het recht op overdraagbaarheid. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken via secretaris@knoerissen.nl. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Stichting De Knoerissen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar secretaris@knoerissen.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we jou om in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Hiervoor is software beschikbaar op internet om deze bewerking op een foto van het identiteitsbewijs toe te passen. Dit ter bescherming van je privacy. Veilige kopie maken met kopie ID app.

Een kopie van uw legitimatiebewijs kunt u met hulp van de kopie ID app beveiligen. Zo staat u niet meer persoonlijke informatie af dan strikt nodig. U kunt deze app downloaden in de Apple App Store, Google Play Store of Windows Phone. De app is een uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacy zaken via secretaris@knoerissen.nl.

Carnaval Stichting De Knoerissen zal zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek reageren. We willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de deze link.


4. Privacyverklaring

Persoonsgegevens die wij verwerken

Carnaval Stichting De Knoerissen verwerkt persoonsgegevens over jou doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam
Titulatuur
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door je in te schrijven voor een evenement, op deze website, in correspondentie en telefonisch
Locatiegegevens
Gegevens over jouw activiteiten op onze website
Gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)
Internetbrowser en apparaat type
Bankrekeningnummer
Toestemming voor verwerking en gebruik van deze gegevens voor specifieke doelen:

Mailing
Opslag van gegevens en bewaartermijn
Toestemming voor gebruik van beeldmateriaal
Aanstellingsbewijs als verkeersregelaar

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@knoerissen.nl dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Daarnaast wordt het volgende vastgelegd:

Uw VOG (Verklaring Van Goed Gedrag) en BSN (Burger Service Nummer) voor leden van de Stichting die conform ons beleid een VOG nodig hebben voor hun werkzaamheden binnen de Stichting
Foto- en Video-opnamen (opnamen); Ten behoeve van promotie van onze evenementen en Stichting worden op al onze evenementen opnamen gemaakt, verzameld en gepubliceerd. Dit valt onder de vrije nieuwsgaring. Indien het een besloten evenement betreft waaraan u deelneemt op basis van uitnodiging of toegangsbewijs is hierop deze privacy verklaring van toepassing. Op uw toegangskaart staat dit vermeld. Indien u bezwaar heeft tegen het maken van foto’s of Video’s kunt u niet deelnemen het betreffende evenement. Voor evenementen in de openbare ruimte (algemeen toegankelijke evenementen) geldt dat de Stichting geen invloed kan uitoefenen op wie en op welke wijze hiervan opnamen gemaakt worden buiten de eigen opnamen van de Stichting. Op deze evenementen is de vrije nieuwsgaring de grondslag, waarbij zijn onder andere de volgende hoofdstukken en artikelen van de AVG niet van toepassing:

Artikel 7, derde lid (intrekken toestemming)
Artikel 10 (verwerken persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen/feiten)
Hoofdstuk III (rechten van betrokkenen)
Artikel 30 (register van verwerkingsactiviteiten)
Artikel 33 t/m 43 (o.a. meldingsplicht datalek, gegevensbeschermingsbeoordeling (PIA)
Hoofdstuk V (doorgiften aan andere landen)
Hoofdstuk VI (toezichthoudende autoriteit)
Hoofdstuk VII (samenwerking tussen toezichthouders)

Concreet betekent dit dat u in deze voorkomende gevallen:

geen recht hebt op intrekking: ingeval van toestemming voor publicatie kan die toestemming niet worden ingetrokken
geen recht op rectificatie
geen recht van inzage in de verwerking van persoonsgegevens
geen recht op bezwaar tegen de verwerking
geen recht op dataportabiliteit om de persoonsgegevens te ontvangen die zij hebben


Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Carnaval Stichting De Knoerissen verwerkt jouw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:

Het afhandelen van jouw betaling
Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
Het maken van reclame voor onze evenementen, specifiek in het geval van foto’s, deelnemers of artiesten via alle media waaronder maar niet beperkt tot:

Facebook
Twitter
YouTube
Instagram
Pinterest
LinkedIn

Je te kunnen bellen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
Je te informeren over wijzigingen van onze dienstverlening
Om goederen en diensten bij je af te leveren
Deelname informatie aan onze evenementen zoals inschrijfgegevens of aangekochte toegangsbewijzen
Carnaval Stichting De Knoerissen analyseert jouw gedrag op de website om daarmee onze website te verbeteren en ons aanbod van evenementen af te stemmen op jouw voorkeuren.
Carnaval Stichting De Knoerissen verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Carnaval Stichting De Knoerissen zal je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Een uitzondering geldt voor opnamen van beeldmateriaal. Opnamen zoals beschreven onder gevoelige of bijzonder persoonsgegevens worden bewaard voor historisch overzicht van evenementen en jubilea voor onbepaalde tijd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Carnaval Stichting De Knoerissen deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Carnaval Stichting De Knoerissen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Carnaval Stichting De Knoerissen jouw persoonsgegevens aan niet aan andere derden. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming of op jouw verzoek.


5. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Carnaval Stichting De Knoerissen gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Carnaval Stichting De Knoerissen gebruikt enerzijds cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, kunnen bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden en helpen ons om de website goed te laten werken. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting de site Veilig Internetten.

Op onze website worden ook cookies geplaatst door derden. Carnaval Stichting De Knoerissen plaatst de volgende third party cookies:

Google Analytics - voor het bijhouden websitestatistieken (verloopt na maximaal 2 jaar na laatste bezoek)

Verder kan het voorkomen dat er third party cookies worden geplaatst in het geval van embedded content. Een YouTube-video in een blogpost bijvoorbeeld, of een embedded Facebook-post of Tweet. Denk daarbij aan cookies van:

Facebook
Twitter
YouTube
Instagram
Pinterest
LinkedIn

Google Analytics

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Cookies van derde partijen

In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.


6. Wijzigingen in het privacy beleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacy beleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacy beleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

7. Contactgegevens

Carnaval Stichting de Knoerissen

Postbus 111

5400 AC UDEN

mail: secretaris@knoerissen.nl

Website: www.knoerissen.nl